FM 인수인계·보고서 작성 실무가이드

01 — PRINCIPLE

보고·인수인계 운영 원칙

이 가이드는 KSmate가 현장의 업무·이상·민원·사고를 어떤 기준으로 기록·보고하고 인수인계하는지 정리한 실무 자료입니다. 고객에게는 업무 전달의 신뢰 기준을, 현장 실무자에게는 바로 쓸 수 있는 작성 기준을 제공합니다.

이 가이드의 목적

기록·보고의 기준 정립

같은 상황을 누가 적어도 사실·시간·위치·조치가 빠지지 않도록, 보고와 인수인계의 표준 흐름을 제공합니다.

핵심 메시지

사실 · 조치 · 기록 중심

KSmate는 현장 상황을 사실대로 기록하고, 필요한 내용을 신속히 보고하며, 다음 근무자에게 업무가 끊기지 않도록 전달합니다.

신뢰 포인트

법정 의무와 운영기준 구분

사고·재해 보고 등 법령상 의무와 일일보고·인수인계 등 내부 운영기준을 구분하여, 근거 있는 보고 체계를 운영합니다.

02 — PROCESS

인수인계·보고 전체 프로세스

상황 발생부터 기록 보관·재발방지 공유까지를 하나의 흐름으로 운영합니다. 각 단계의 목적과 현장 조치, 작성 기록, 보고 대상은 다음과 같습니다. 보고 시점·라인 등은 내부 운영기준 예시이며 현장·고객사 기준에 맞춰 조정합니다.

단계	목적	현장 조치	작성 기록	보고 대상	고객 커뮤니케이션
1. 상황 발생	상황 인지	발생 시각·장소·내용 즉시 확인	발생 일시·장소·발견자	—	—
2. 현장 확인	사실관계 파악	현장 직접 확인, 범위·영향 파악	확인 내용·현장 사진	관리자(필요 시)	—
3. 긴급도 판단	대응 우선순위 결정	A·B·C 등급 분류, 인명·운영 영향 판단	긴급도, 판단 근거	등급별 보고선	A등급 시 즉시 안내 준비
4. 임시조치	피해 확산 차단	안전 범위 내 응급조치, 위험구역 통제	임시조치 내용·시각	관리자	불편 발생 시 안내
5. 최초 보고	신속 전파	핵심 사실 위주로 1차 보고(요약)	최초 보고 내용·시각	관리자·고객사(긴급 시)	상황 공유
6. 상세 기록	사실 정리	6하원칙·시간순 정리, 계측값·사진 정리	경위·원인·조치 상세	—	—
7. 고객·관리자 보고	상황·조치 공유	사실·조치·예정 일정을 보고선에 따라 전달	보고 일시·대상·내용	본사·고객사	진행 단계별 안내
8. 후속조치	정식 처리	전문업체·법정관리자 연계, 본조치 진행	본조치·연계 내역	관리자	조치 일정 공유
9. 근무자 인수인계	업무 연속성 확보	진행·미완료 사항을 구두와 기록으로 전달	인수인계서, 확인사항	다음 근무자	—
10. 완료 확인	처리 종결 확인	조치 결과·정상 운영 확인	완료 일시·결과	관리자·고객사	완료 안내
11. 기록 보관	이력·증빙 보존	기록·사진을 정해진 기준으로 보관	보고서·사진 일체	—	—
12. 재발방지 공유	반복 방지	원인 분석, 점검·보고 방식 개선 공유	원인·개선 결과	현장·본사	재발방지 조치 안내

03 — REPORT TYPES

보고 유형별 요약

현장에서 발생하는 11개 보고·인수인계 유형의 주요 상황, 반드시 포함할 내용, 보고 시점·대상을 정리했습니다. 사고·재해 보고는 관계 법령이 정한 기준을 우선 확인합니다.

보고유형	주요 상황	반드시 포함할 내용	보고 시점	보고 대상	관련 공식자료
일일 업무보고	순찰·운전·이슈 등 일상 업무	순찰 결과, 설비 운전상태, 민원·요청, 특이사항	근무 종료 전 예시	관리자	내부 운영기준
교대근무 인수인계	근무 교대	진행·미완료 업무, 확인사항, 증빙	교대 시 예시	다음 근무자	내부 운영기준
야간·주말 인수인계	야간·휴일 근무	비상연락망, 진행 중 작업, 주의사항	근무 종료 시 예시	다음 근무자·관리자	내부 운영기준
설비 이상 보고	전기·기계·소방·승강기 이상	증상, 위치, 임시조치, 연계 여부	발견 즉시	관리자·고객사	각 설비 관계 법령
민원 처리 보고	입주자·고객 민원	접수·확인·조치·완료, 처리 전후 사진	접수 시·완료 시	관리자·고객사	고객응대 매뉴얼
사고·재해 보고	안전사고, 산업재해 의심	일시·장소·피해·조치, 신고 여부	발생 즉시 / 법정 기한	관리자·본사·관할기관	산업안전보건법
긴급상황 최초 보고	화재·정전·침수·갇힘 등	핵심 사실, 위험도, 119·기관 신고 여부	발생 즉시	관리자·고객사·119	재난·안전 관계 법령
작업 완료 보고	점검·보수 완료	작업 내용·결과, 정상 운영 확인	완료 직후	관리자·고객사	내부 운영기준
외주업체 작업 보고	전문업체 작업	업체·작업 범위·일정, 안전조치	작업 전·후	관리자·고객사	내부 운영기준
미완료 업무 인수인계	당일 미완료 업무	미완료 내용, 사유, 후속 일정	인수인계 시	다음 근무자·관리자	내부 운영기준
재발방지 조치 보고	반복·중요 이상 후속	원인 분석, 개선조치, 적용 결과	조치 후	관리자·본사·고객사	산업안전보건법(기록)

04 — HOW TO WRITE

보고 유형별 실무 작성 가이드

좋은 보고와 부족한 보고의 차이는 ‘사실·위치·조치·후속’이 들어 있는가에서 갈립니다. 12개 유형별로 작성 목적과 함께 좋은 예시(○)와 부족한 예시(✕)를 비교했습니다.

1. 일일 업무보고

하루 업무·상태를 한눈에 공유

반드시 포함순찰 결과, 설비 운전상태, 민원·요청, 미조치·조치예정, 다음 근무자 확인사항

특이사항 없음(전 구역 순찰 완료, 주요 설비 정상 운전). ○호 누수 민원 1건 접수 → 임시 차단, 익일 업체 점검 예정.

별일 없음 / 민원 많음

기록자료순찰일지, 운전기록, 민원대장

‘특이사항 없음’은 순찰·점검을 마친 결과임이 드러나게 작성

2. 교대근무 인수인계

업무가 끊기지 않게 전달

반드시 포함진행 중·미완료 업무, 확인사항, 증빙 위치, 주의사항

○호 누수 임시 차단 상태 유지 중, 익일 09시 ○○업체 방문 예정(연락처 첨부). 지하 집수정 펌프 1번 자동운전 정상.

인계할 거 없음 / 알아서 보면 됨

기록자료인수인계서, 사진

내부 운영기준 예시 구두와 기록으로 동시에 전달

3. 야간·주말 인수인계

비상 대응 공백 방지

반드시 포함비상연락망, 진행 중 작업, 출입·통제 구역, 주의사항

야간 중 3층 공조기 이상음 발견 → 운전 조정 후 경과 관찰 중. 비상연락망 확인 완료, ○시 순찰 시 재확인 요망.

밤에 별일 없었음

기록자료야간 순찰일지, 비상연락망

관찰 중 사항은 ‘재확인 시점’을 함께 남김

4. 설비 이상 보고

이상의 정확한 전달과 연계

반드시 포함증상, 위치, 발생 시각, 임시조치, 전문업체 연계, 고객 안내 여부

14:20 지하 1층 급수펌프 2번 기동 시 이상음·진동 발생. 예비펌프로 전환, 누수 없음. 14:40 ○○업체 점검 의뢰(연락처).

펌프 아마 고장 / 업체 부름

기록자료점검표, 계측값, 사진

원인 미확인 시 ‘추정’임을 표시하고 단정하지 않음

5. 민원 처리 보고

접수–조치–완료의 일관 기록

반드시 포함접수 내용, 현장 확인, 임시·본조치, 고객 안내, 완료 확인, 처리 전후 사진

10:05 ○호 화장실 배수 불량 접수 → 10:30 현장 확인(이물 막힘) → 11:00 제거·배수 정상 확인 → 입주자 안내 완료.

민원 처리함

기록자료민원대장, 처리 전후 사진

반복 민원은 횟수·공통 원인을 함께 기록

6. 사고·재해 발생 보고

사실 확인과 법정 보고 연계

반드시 포함일시·장소, 피해 상황, 조치, 119·기관 신고 여부, 현장 보존 여부

15:10 지하 주차장에서 작업자 1명 넘어짐, 발목 통증 호소 → 119 이송. 현장 보존, 사진 촬영. 관리자·본사 즉시 보고.

누가 다쳤음, 병원 감

기록자료사고 보고서, 현장 사진

법령상 의무 산업재해(사망·3일 이상 휴업)는 산업재해조사표 제출 대상 여부를 확인. 중대재해는 지체 없이 보고

7. 긴급상황 최초 보고

속도 우선의 1차 전파

반드시 포함무엇이·어디서·현재 위험도·신고 여부(핵심만)

[긴급] 16:02 3층 전기실 정전 발생, 비상전원 전환 확인 중. 승강기 갇힘 여부 확인 중. 추가 확인 후 재보고.

정전 났어요, 어떡하죠

기록자료최초 보고 메시지, 시각

최초 보고는 짧게, 상세 보고는 이후 별도로 구분

8. 작업 완료 보고

결과와 정상 운영 확인

반드시 포함작업 내용, 완료 시각, 결과, 정상 운영 확인, 재발방지(해당 시)

11:40 ○호 누수 부위 밸브 교체 완료, 누수 멈춤·수압 정상 확인. 동일 라인 추가 점검 완료. 입주자 안내 완료.

조치 완료

기록자료작업 전후 사진, 점검표

‘완료’는 무엇을·어떻게·결과까지 포함

9. 외주업체 작업 보고

작업 범위·안전·결과 관리

반드시 포함업체명·연락처, 작업 범위·일정, 안전조치, 작업 전후 상태

○○업체 2명, 14:00~16:00 옥상 배수관 보수. 작업 구역 통제·안전표지 설치 확인. 16:10 배수 정상 확인, 사진 첨부.

업체 와서 작업함

기록자료작업 사진, 업체 작업 내역

고소·전기·밀폐공간 작업은 안전조치 확인 사항을 명시

10. 고객사 요청사항 보고

요청–처리–회신의 추적

반드시 포함요청 일시·내용, 담당, 처리 계획·결과, 회신 여부

○월 ○일 고객사 ○○ 요청(로비 조도 개선) 접수. ○일까지 등기구 교체 예정, 담당 ○○○. 완료 후 회신 예정.

고객사가 뭐 해달라고 함

기록자료요청 접수 기록, 처리 결과

처리 일정과 회신 시점을 함께 남겨 누락 방지

11. 미완료 업무 인수인계

남은 업무의 명확한 이관

반드시 포함미완료 내용, 사유, 진행 단계, 후속 일정·담당

○호 누수 — 임시 차단 완료, 부품 입고 대기(○일 도착 예정). 입고 후 교체 필요, 후속 담당 야간 근무자.

처리 예정 / 나중에 확인

기록자료인수인계서, 사진

‘예정’은 언제·누가·무엇을 함께 기재

12. 재발방지 조치 보고

반복 차단과 개선 공유

반드시 포함발생 경위, 원인(또는 추정), 개선조치, 적용 결과, 공유 대상

○호 반복 누수(3회) — 노후 배관 부식 확인, 해당 구간 교체. 동일 라인 점검 주기 단축 반영. 현장·본사 공유 완료.

앞으로 잘 보겠음

기록자료원인분석·개선 결과, 사진

개선이 ‘기록·주기·방법’ 중 무엇을 바꿨는지 구체화

05 — TRIAGE

긴급도 분류 기준

보고·인수인계 사항을 A·B·C로 구분하여 보고 속도와 방법을 정합니다. 보고 시점·방법·대상은 법정 기준이 아닌 내부 운영기준 예시이며, 현장·고객사 기준에 맞춰 조정합니다. 단, 사고·재해는 법정 보고 기한을 우선 확인합니다.

A 등급

긴급 보고

판단기준: 인명 위험, 화재·감전·침수·정전·승강기 갇힘, 중대재해·산업재해 의심, 운영 중단, 119·관할기관 신고 필요, 현장 보존 필요
대표사례: 작업자 부상 / 화재경보 실작동 / 정전+갇힘 / 침수 확산
보고시점·방법 예시: 발견 즉시 / 전화 우선 후 기록
보고대상: 관리자·본사·고객사, 필요 시 119·관할기관
기록기준: 시각·조치·신고·보존 일체 기록

B 등급

중요 보고

판단기준: 설비 이상, 반복 민원, 냉난방 불량, 누수 초기, 소방설비 일부 이상, 외주 긴급 보수, 고객 불편이 큰 사항
대표사례: 공조기 이상음 / 반복 민원 / 급수압 저하
보고시점·방법 예시: 당일 / 메신저·보고서
보고대상: 관리자, 필요 시 고객사
기록기준: 이상·조치·예정 일정 기록

C 등급

일반 보고

판단기준: 일상 점검 결과, 단순 미화·소모품 보충, 경미한 시설 개선, 정기점검 결과, 계획보수 예정, 특이사항 없음
대표사례: 필터 교체 / 표지 보수 / 정기 순찰 결과
보고시점·방법 예시: 일일·정기 보고에 포함
보고대상: 관리자
기록기준: 일지·점검표에 기록

06 — WRITING RULES

보고서 작성 원칙

보고서는 책임을 가리기 위한 글이 아니라, 사실을 확인하고 조치와 후속을 남기기 위한 기록입니다. 아래 원칙을 기준으로 작성합니다.

01 6하원칙

언제·어디서·누가·무엇을·어떻게·왜를 갖춰 작성합니다.

02 사실과 의견 구분

확인된 사실과 추정·판단을 섞지 않고, 추정은 ‘추정’으로 표시합니다.

03 시간순 작성

발생–확인–조치–완료를 시각과 함께 시간 순서로 적습니다.

04 조치 전·후 구분

조치 전 상태와 조치 후 결과를 분명히 나눠 기록합니다.

05 사진 첨부

위치·상태·조치 결과를 사진으로 남기고 촬영 시각을 보존합니다.

06 수치·계측값 기록

온도·압력·수위 등은 ‘이상’이 아니라 측정값으로 적습니다.

07 미확인 사항 표시

확인되지 않은 내용은 ‘미확인’으로 명시하고 재확인 시점을 적습니다.

08 후속조치 명시

남은 일은 무엇을·언제·누가 할지 명확히 남깁니다.

09 고객 안내 여부 표시

고객·입주자에게 안내했는지, 안 했다면 사유를 기록합니다.

10 책임자·담당자 구분

보고 대상과 조치 담당을 구분해 전달 경로를 분명히 합니다.

부족한 표현	왜 부족한가	대체 표현(예시)
“문제 있음”	무엇이·어디가 빠짐	“3층 화장실 천장 누수, 바닥 고임 확인”
“처리 예정”	시점·담당 불명	“○일 14시 ○○업체 방문 예정, 그때까지 밸브 차단 유지”
“나중에 확인”	책임·시점 불명	“17시 재점검 예정, 담당 ○○○”
“아마 고장”	추정을 단정처럼 기재	“기동 시 이상음 발생, 원인 미확인 — 전문업체 점검 의뢰”
“민원 많음”	건수·원인 없음	“○○ 관련 민원 3건(○호·○호·○호), 공통 원인 ○○ 추정”
“별일 없음”	점검 수행 여부 불명	“특이사항 없음(전 구역 순찰 완료, 설비 정상 운전)”
“업체 부름”	업체·시점 불명	“○○업체(연락처) 15시 작업 의뢰, 도착 예정 16시”
“조치 완료”	무엇을·결과 없음	“15:30 밸브 교체 완료, 누수 멈춤 확인, 정상 운영”

07 — PHOTO

사진 첨부 기준

사진은 위치와 상황, 조치 결과를 객관적으로 보여주는 핵심 증빙입니다. 유형별 촬영 목적과 주의사항은 다음과 같으며, 개인정보가 포함될 수 있는 사진은 반드시 비식별 처리합니다.

사진유형	촬영 목적	촬영 예시	주의사항
원거리 사진	위치·전체 상황 파악	해당 구역 전경, 주변 환경 포함	위치를 알 수 있는 기준물 포함
근거리 사진	이상 부위 상세 확인	누수부·발열부·손상부 근접	초점·밝기 확보
위치 확인 사진	어디인지 특정	층·호수·설비 번호 표시 포함	표지·번호가 보이게 촬영
조치 전 사진	조치 전 상태 증빙	조치 착수 직전 상태	시각 정보 보존
조치 중 사진	작업 진행 기록	작업 과정, 통제 상태	안전조치 함께 확인
조치 후 사진	결과·정상 확인	교체·복구 완료 상태	조치 전과 같은 각도로
계측값 사진	수치 근거 확보	압력계·온도계·측정기 표시값	지시값이 선명하게
위험구역 통제 사진	안전조치 증빙	통제선·표지 설치 상태	통제 범위가 보이게
고객 안내문 부착 사진	안내 이행 증빙	게시·부착된 안내문	게시 위치·일자 확인
외주업체 작업 사진	작업 범위·결과 확인	작업 전·중·후 상태	안전조치 포함 촬영

※ 개인정보보호 사진에 포함된 얼굴·차량번호·전화번호 등 식별 정보는 모자이크·블러로 비식별 처리합니다. 사고자 사진의 무단 공유, 불필요하게 자극적인 사진은 배제하며, 촬영 날짜·시간 정보는 보존합니다.

08 — TEMPLATES

고객·관리자 보고 문구 예시

메신저·이메일·일일보고서·고객사 보고에 바로 쓸 수 있는 상황별 문구입니다. 시간·장소·담당은 현장 상황에 맞춰 채워 사용합니다.

일일 업무보고일일보고

[○월 ○일 일일보고] 전 구역 순찰 완료, 주요 설비 정상 운전. 민원 1건(○호 누수) 임시 조치 후 익일 업체 점검 예정. 기타 특이사항 없습니다.

특이사항 없음일일보고

[○월 ○일] 금일 순찰·점검 완료하였으며, 설비 운전 및 민원 관련 특이사항 없습니다. 다음 근무자 확인사항도 없습니다.

설비 이상 최초 보고메신저

[설비이상] ○시 ○분 지하 급수펌프 2번 이상음 발생. 예비펌프 전환 완료, 급수 정상 유지 중. 업체 점검 의뢰하였으며 결과 확인 후 다시 보고드리겠습니다.

설비 이상 조치 완료메신저

[조치완료] ○호 급수펌프 점검 결과 ○○ 교체 완료하였습니다. 현재 정상 운전 확인하였으며, 동일 라인 추가 점검도 마쳤습니다.

민원 접수 보고고객사

[민원접수] ○시 ○분 ○호에서 ○○ 관련 민원이 접수되었습니다. 현장 확인 후 조치하고, 처리 결과는 완료 시 다시 안내드리겠습니다.

민원 처리 완료고객사

[처리완료] ○호 ○○ 민원은 ○시 ○분 조치를 완료하였습니다. 입주자분께 안내드렸으며, 처리 전후 사진은 보고서에 첨부하였습니다.

사고 발생 최초 보고긴급

[긴급/사고] ○시 ○분 ○○ 장소에서 ○○ 사고가 발생했습니다. 현재 ○○ 조치 중이며 119 신고(또는 이송) 완료했습니다. 현장 보존하였고 상세 경위는 확인되는 대로 보고드리겠습니다.

긴급상황 진행 보고긴급

[긴급/경과] ○○ 상황 관련 ○시 기준 ○○까지 조치되었습니다. 현재 ○○ 진행 중이며, 다음 경과는 ○시경 다시 보고드리겠습니다.

외주업체 작업 예정고객사

[작업예정] ○월 ○일 ○시~○시 ○○업체가 ○○ 작업을 진행할 예정입니다. 작업 구역 통제 및 안전조치를 함께 확인하겠습니다. 협조 부탁드립니다.

외주업체 작업 완료고객사

[작업완료] ○○업체 ○○ 작업이 ○시 ○분 완료되었습니다. 작업 결과 정상 확인하였으며, 작업 전후 사진을 첨부합니다.

미완료 업무 인수인계인수인계

[인계] ○호 ○○ 건은 임시 조치 완료, 부품 입고 대기 중(○일 도착 예정)입니다. 입고 후 교체 필요하며, 후속은 다음 근무자께서 진행 부탁드립니다.

재발방지 조치 보고본사·고객사

[재발방지] ○호 반복 ○○ 건은 원인을 ○○로 확인하고 ○○ 조치하였습니다. 동일 라인 점검 주기를 조정하여 반영하였으며, 현장·본사에 공유했습니다.

10 — AT A GLANCE

기록·보고·인수인계 한눈에 보기

KSmate가 일상적으로 운영하는 기록·보고·인수인계의 핵심 영역을 요약했습니다.

일일보고

순찰·운전·민원·특이사항을 매일 표준 형식으로 정리해 공유합니다.

교대 인수인계

진행·미완료 업무와 확인사항을 구두와 기록으로 함께 전달합니다.

설비 이상 보고

증상·위치·임시조치·연계 여부를 시각과 함께 정확히 보고합니다.

민원 처리 보고

접수–확인–조치–완료를 일관되게 기록하고 처리 전후를 남깁니다.

사고·재해 보고

사실·조치·신고·현장보존을 즉시 보고하고 법정 기준을 확인합니다.

사진·증빙관리

위치·조치 결과를 사진으로 남기고 개인정보는 비식별 처리합니다.

미완료 업무관리

남은 업무의 내용·사유·후속 일정·담당을 명확히 이관합니다.

재발방지 공유

원인을 분석해 점검·보고 방식을 개선하고 현장·본사에 공유합니다.

11 — SOURCES

출처 및 근거자료

이 가이드의 법정 의무사항은 아래 공식 법령·정부자료를 근거로 작성되었습니다. 법령은 개정될 수 있으므로 적용 시점의 최신본을 국가법령정보센터 등에서 확인합니다.

자료명	발행기관	확인 시점	이 가이드에 반영한 부분
산업안전보건법 제57조·시행규칙 제73조	고용노동부 / 국가법령정보센터	2026년 확인	산업재해(사망·3일 이상 휴업) 발생일 1개월 이내 산업재해조사표 제출
산업안전보건법 제54조·시행규칙 제67조	고용노동부 / 국가법령정보센터	2026년 확인	중대재해 발생 시 지체 없이 관할 지방고용노동관서 보고
산업안전보건법 제57조제2항·시행규칙 제72조	고용노동부 / 국가법령정보센터	2026년 확인	산업재해 발생 기록·보존(원인·재발방지 포함, 3년 보존)
산업안전보건법 시행규칙 제3조 / 제56조	고용노동부 / 국가법령정보센터	2026년 확인	중대재해의 범위, 중대재해 발생 현장 보존·원인조사
중대재해처벌법 제2조	법무부·고용노동부 / 국가법령정보센터	2026년 확인	중대산업재해 정의(사망·6개월 이상 치료 부상 등)
개인정보 보호법	개인정보보호위원회 / 국가법령정보센터	2026년 확인	보고서·사진의 얼굴·차량번호 등 식별정보 비식별 처리, 안전성 확보
공공기관 민원응대·재난상황 보고 매뉴얼, KOSHA 가이드	행정안전부·한국산업안전보건공단	보조 참고자료	보고서 작성 원칙, 긴급상황 보고 흐름 등 일반 운영기준

※ 보고 시점·보고라인·일일보고 작성 시점 등 ‘내부 운영기준 예시’로 표시된 항목은 법정 기준이 아니며, 현장·고객사 조건에 따라 KSmate가 정하는 운영 기준입니다.